Joinery Core - Centrum Pomocy

Przewodnik po rejestracji i konfiguracji systemu. Jak zacząć pracę z Joinery Core od zera.

1. Rejestracja konta

• Wejdź na stronę rejestracji
• Podaj email, hasło i nazwę firmy
• Potwierdź email klikając link w wiadomości
• Zaloguj się do systemu

📖 Szczegółowa instrukcja modułu My Account →

2. Konfiguracja firmy

• Przejdź do My Account → Company Settings
• Uzupełnij: nazwa firmy, adres, telefon, email
• Dodaj logo firmy (opcjonalne)
• Wybierz walutę (GBP/EUR/USD/PLN)

📖 Szczegółowa instrukcja modułu My Account →

3. Dodaj zespół

• Przejdź do Team → Add Employee
• Wypełnij dane pracownika (imię, email, telefon)
• Wybierz Department i Job Type
• Kliknij Invite aby wysłać zaproszenie do systemu
• Przypisz rolę (Admin/Manager/Employee/Viewer)

📖 Szczegółowa instrukcja modułu Team →

4. Dodaj pierwszego klienta

• Przejdź do Clients → Add Client
• Wypełnij dane: nazwa firmy, kontakt, email, telefon, adres
• Opcjonalnie: VAT number, dodatkowe osoby kontaktowe

📖 Szczegółowa instrukcja modułu Clients →

5. Dodaj dostawców

• Przejdź do Suppliers → Add Supplier
• Wypełnij dane: nazwa, kontakt, email, telefon, strona www
• Dostawcy będą dostępni przy dodawaniu materiałów

📖 Szczegółowa instrukcja modułu Suppliers →

6. Dodaj materiały do magazynu

• Przejdź do Stock → Add Item
• Wybierz kategorię (Timber, Hardware, Sheet Materials...)
• Podaj nazwę, jednostkę, ilość, cenę
• Przypisz dostawcę (opcjonalne)

📖 Szczegółowa instrukcja modułu Stock →

7. Dodaj sprzęt

• Przejdź do Equipment
• Machines → Add Machine (piły, frezarki, strugarki)
• Vans → Add Van (pojazdy firmowe z MOT, ubezpieczeniem)
• Small Tools → Add Tool (narzędzia ręczne)

📖 Szczegółowa instrukcja modułu Equipment →

Pipeline to miejsce gdzie zarządzasz wszystkimi potencjalnymi projektami — od pierwszego kontaktu z klientem, przez wycenę, aż do momentu rozpoczęcia produkcji lub odrzucenia projektu.

Initial Contact

• Dodaj lead: Add New Project.
• Uzupełnij minimum: nazwa projektu, klient, adres/miasto, typ (np. Doors/Windows), notatki.
• Ustaw etap Initial Contact (daty) – to napędza widok listy i wykres.
• Jeśli masz pliki od klienta (rysunki/zdjęcia) – dodaj do plików projektu (jeśli używasz plików w tym module).
• Aktualizuj notatki po każdym kontakcie (żeby później łatwo domknąć decyzję).

Ustaw fazy w Pipeline

• Po dodaniu leada ustaw fazy projektu — to pozwala wstępnie zaplanować zakres prac jeszcze przed rozpoczęciem produkcji.
• Wybierz które fazy będą potrzebne w projekcie (np. Timber, Spray, Glazing, Installation).
• Fazy ustawione w Pipeline zostaną automatycznie przeniesione do Production po konwersji (WON).
• Dzięki temu Production Manager od razu widzi zakres projektu i może planować harmonogram.

Quote

• Po wysłaniu wyceny ustaw etap Quote (data wysłania / follow‑up).
• Zaktualizuj Estimated Value zgodnie z ofertą.
• Dopisz warunki: przewidywany termin, zakres, ryzyka (np. pomiar / dostęp).
• Jeśli klient zgłasza zmiany – dopisz je tutaj (żeby nie zgubić wersji wyceny).

Deposit Received

• Gdy jest potwierdzenie i/lub zaliczka – ustaw etap Deposit Received (data).
• Sprawdź dane klienta i adres montażu (to potem kopiuje się do produkcji).
• Ustal wstępny deadline z klientem (potrzebny przy przejściu do produkcji).
• Jeśli projekt ma warianty/opcje – zapisz je tu w notatkach.

Final Decision

• Kliknij Pipeline Finished gdy decyzja jest ostateczna.
• Wybierz wynik: WON / LOST / CANCELLED.
• WON: ustaw Deadline i finalną wartość – system tworzy projekt w Production i archiwizuje lead z pipeline.
• LOST/CANCELLED: projekt trafia do Archive (bez tworzenia produkcji).
• Po WON przejdź od razu do Production → Wykres Gantta i zaplanuj fazy.
• Wszystkie dokumenty, pliki, plany oraz notatki dodane w Pipeline zostaną automatycznie przeniesione do Production (przy WON) lub do Archive (przy LOST/CANCELLED).

Główny widok planowania produkcji. Wykres Gantta pozwala wizualnie planować i śledzić fazy produkcji każdego projektu.

Wykres Gantta

• To główne miejsce planowania produkcji (timeline projektów i faz).
• Projekty trafiają tu z pipeline po WON lub są dodawane ręcznie (Add Project).
• Kliknij projekt → ustaw daty, liczbę dni roboczych i przypisania (Timber/Spray/Glazing itd.).
• Przeciągaj belki na wykresie, żeby przesuwać fazy (jeśli plan nie jest zamrożony).
• Używaj filtrów (typ/prowadzący/pracownik) żeby zobaczyć realne obciążenie zespołu.
• Gdy projekt zakończony (Dispatch/QC) – przenieś do Archive.

Przypisywanie pracowników do faz

• Standardowa kolejność faz: Site Survey → MD → Order → Timber → Order Glazing → Order Spray → Spray → Glazing → QC → Dispatch.
• Dla każdej fazy ustaw: start/koniec lub liczbę dni (Workdays) – system liczy terminy.
• Przypisywanie osób do faz jest kluczowe – przypisania automatycznie pojawiają się w Production Sheet oraz są podstawą rozliczeń w Accounting (czas pracy na projekcie).
• Można dodać kilka segmentów do jednej fazy z różnymi osobami – np. jeśli 2 lub 3 osoby pracują przy tym samym projekcie, każda może mieć swój segment z własnymi datami.
• Fazy mogą nachodzić na siebie – np. timber jeszcze się nie zakończył, a część elementów już poszła na sprayowanie. Kilku pracowników może pracować równocześnie przy jednym projekcie w różnych fazach.
• Jeśli coś blokuje (brak materiału, brak rysunków) – dopisz w notatkach projektu.

Freeze Plan 🔒

• Freeze Plan blokuje przypadkowe przesuwanie i „rozjeżdżanie" harmonogramu.
• Używaj, gdy plan jest zatwierdzony i przekazany na produkcję.
• Odmrażaj tylko, gdy robisz świadomy re‑plan (opóźnienia, choroby, braki w dostawach).

Lista materiałów (MAT)

• Lista materiałów dla projektu (co trzeba kupić / co już jest / co już zużyte).
• Dodaj pozycje – wybierz źródło: ze Stock (magazyn) lub Bespoke (na zamówienie).
• Materiały wybrane ze Stock automatycznie się zarezerwują (widoczne w Stock). Jeśli nie ma wystarczającej ilości – pokaże negative i informację o natychmiastowym zamówieniu towaru.
• Po wybraniu wszystkich materiałów lista jest automatycznie przenoszona do Production Sheet (włącznie ze zdjęciami) oraz w Dispatch List można wybrać które materiały wysłać z projektem.
• Po wybraniu wszystkich materiałów pojawi się podsumowanie kosztów, które będzie przeniesione do Accounting.
• Przed startem Timber/Spray/Glazing przejrzyj listę i domknij braki.
• Materiał jest rezerwowany w stocku – po zużyciu naciśnij „Mark as Used", wtedy rezerwacja znika i materiał znika ze stocku. Przy Mark as Used można zaktualizować ilość jeśli zużycie było inne niż planowano.

Production Sheet (PS)

• PS to kompletny dokument produkcyjny dla warsztatu – zbiera wszystkie informacje o projekcie w jedno miejsce.
• Otwórz PS z projektu (przycisk PS) – system automatycznie załaduje dane projektu.
• Checklist z sekcjami – każda sekcja ma status (gotowe / brak): Core Info (numer, nazwa, klient, deadline), Scope & Notes (typ projektu, opis produkcji), Elements List, Drawings (PDF z plików), Materials (z MAT), Material Docs & Manuals, Spray Pack (tylko jeśli projekt ma fazę spray), Phases / Timeline, Photos, Dispatch List, QC Checklist.
• Podgląd na żywo (Preview) – widzisz jak będzie wyglądał dokument zanim go wyeksportujesz.
• Eksport do PDF (A3 landscape) – wydrukuj i powieś na hali jako obowiązująca wersja.
• Aktualizuj na bieżąco – gdy zmienisz dane w projekcie, PS się zaktualizuje.

Widok biurowy z wszystkimi fazami projektu — technicznymi i administracyjnymi.

Office vs Production

• Office to planowanie zadań biurowych wokół projektu (zamówienia, dispatch, instalacja).
• Idea: Office widzi produkcję w tle (małe belki), żeby dostosować zamówienia do planu produkcji. Najpierw Production Manager ustawia harmonogram produkcji, a potem Office dostosowuje terminy zamówień materiałów, szkła, lakieru i transportu.
• Office pokazuje ten sam Gantt co Production, ale filtruje tylko fazy biurowe: Site Survey, Order, Order Glazing, Order Spray, Dispatch, Installation.
• Fazy office i production to ten sam projekt – zmiana w Office jest widoczna w Production i odwrotnie.
• Office ma dostęp do tych samych funkcji: MAT, PS, Files, Notes, Freeze.
• Office służy głównie dla office managera / koordynatora, a Production dla production managera – każdy widzi to co potrzebuje.
• Ustaw daty i odpowiedzialnych, żeby produkcja nie czekała na biuro (braki zamówień, szkło, lakier, transport).

Archiwum ukończonych projektów. Przeglądaj historię i dokumentację.

Archiwizacja

• Archive to historia projektów z Production i Pipeline.
• Filtruj po źródle (Production/Pipeline), statusie oraz dacie zamknięcia.
• W archiwum masz wszystkie pliki które były używane oraz prawie wszystkie informacje które były użyte przy projekcie.

Pełny obraz finansowy firmy. Przychody, koszty, zyski.

Dashboard finansowy

• Production Budget – suma wartości aktywnych projektów.
• Pipeline Budget – suma wartości leadów/wycen (prognoza).
• YTD Turnover – obrót od początku roku (z archiwum).
• Burn Rate – średni dzienny koszt operacyjny (z Monthly Overheads).

Project Finances – 3 zakładki

• Live Projects – rozwiń projekt i uzupełnij: Contract Value, Variations, Deposits. Materiały liczone automatycznie z listy MAT (faktyczne zużycie jeśli Mark as Used). Labour liczone automatycznie z wages przypisanych pracowników – DLATEGO WAŻNE JEST ŻEBY USTAWIĆ FAZY PRODUKCJI POPRAWNIE I PRZYPISYWAĆ OSOBY DO FAZ. Profit = Value - Materials - Labour. Foldery dokumentów: Estimates, Invoices, Others. Finance Notes (VAT, warunki płatności).
• Pipeline – prognoza (leady i wyceny), bez wpływu na wynik. Edytuj szacunkową wartość projektu. Folder na Estimates.
• Archive – zakończone projekty z kosztami i zyskiem.

Monthly Breakdown

• Widok miesięczny: Revenue, Materials, Labour, Overheads, Real Profit.
• Monthly Overheads – wpisuj koszty stałe co miesiąc (czynsz, media, ubezpieczenie itd.).
• Real Profit = Revenue - Materials - Labour - Overheads.

Revenue per Client & Export

• Revenue per Client – podsumowanie przychodów pogrupowane per klient.
• Export CSV – eksport danych z wybranego zakresu dat do zewnętrznych raportów / księgowości.

Zarządzanie pracownikami, dostępem do systemu, urlopami i wypłatami.

Lista pracowników

• Tabela z pracownikami: imię, department, job type, contract type, stawka, holidays, rola systemowa.
• Dodaj pracownika: imię, email, department (Production/Office/Management), job type (Joiner/Sprayer/Glazing/Driver/Office itd.), contract type (Contract/B2B), stawka godzinowa.
• Edytuj / archiwizuj pracownika (archiwizacja usuwa dostęp do systemu).

Invite (zaproszenia)

• Wyślij zaproszenie emailem – pracownik dostanie link do utworzenia konta.
• Re-invite dla tych co nie zalogowali się jeszcze (żółty przycisk).
• Po zaproszeniu przypisz rolę systemową.

Role

• Admin – pełny dostęp (Accounting, Archive, Team, ustawienia firmy).
• Manager – dostęp do większości modułów, bez ustawień firmy.
• Employee – Production, Today, Stock (bez wrażliwych finansów).
• Viewer – tylko podgląd, bez edycji.
• Jeśli nie widzisz zakładki w menu – to kwestia roli.

Holidays

• Wpisuj urlopy i nieobecności (żeby plan na Gantcie był realny).
• Dodaj wpis: pracownik, zakres dat, typ (Holiday/Sick/Other), notatka.
• Pasek urlopowy przy każdym pracowniku pokazuje ile dni zostało (remaining/allowance).
• B2B nie ma paska urlopowego.
• Przed zatwierdzeniem planu tygodnia sprawdź czy nie ma konfliktów.

Wages

• Dodaj wypłatę: pracownik, okres (tygodniowy/miesięczny), godziny, stawka, suma.
• Wages automatycznie zasilają Labour w Accounting – dlatego ważne żeby wpisywać regularnie.
• Historia wypłat z filtrowaniem.
• Eksport CSV.

Baza danych klientów. Dane kontaktowe, historia projektów.

Karta klienta

• Dodaj klienta: firma, osoba kontaktowa, telefon, email, adres, VAT number, źródło skąd trafił (Facebook/Google/Referral/Exhibition/Other), rabat % i notatki.
• Dodatkowe kontakty — możesz dodać kilka osób kontaktowych do jednego klienta (np. inwestor, architekt, kierownik budowy).
• Typ klienta: One-time / Regular / VIP — pomaga filtrować i priorytetyzować.
• Przy tworzeniu projektu w Pipeline/Production wybieraj klienta z bazy (zamiast wpisywać ręcznie) — spójne dane w raportach i Accounting.
• Eksport bazy klientów do CSV lub JSON.

Zarządzanie magazynem materiałów. Stany, rezerwacje, zamówienia.

Flow materiałów — najważniejsze

• 1. MAT → Rezerwacja — Dodajesz materiał do projektu w MAT (Materials List w Production). System automatycznie rezerwuje ilość w stocku — reserved rośnie, available spada.
• 2. Sprawdź stock — Jeśli available jest OK, materiał czeka na produkcję. Jeśli negative (czerwony) — trzeba zamówić.
• 3. ORDER → Dostawa — Zamów brakujący materiał, przypisz dostawcę. Po dostawie potwierdź (Mark as Delivered) → automatyczne przyjęcie na stock, reserved wraca do normy.
• 4. Mark as Used — Po zakończeniu produkcji w MAT kliknij Mark as Used → rezerwacja znika, materiał fizycznie znika ze stocku. Można zaktualizować ilość jeśli zużycie inne niż planowano.
• 5. Gotowe — Materiał zużyty, koszt automatycznie w Accounting.
• Cały flow jest automatyczny — nie musisz ręcznie robić Stock IN/OUT przy normalnej pracy.

Lista materiałów

• Tabela: zdjęcie, numer, nazwa, dostawcy (z linkami), rozmiar, grubość, kolor, kategoria, podkategoria, current qty, reserved, available, ordered, min qty, cena jednostkowa, wartość.
• Available = Current - Reserved. Gdy available < min → LOW STOCK (żółty). Gdy available < 0 → NEGATIVE (czerwony).
• Kliknij Reserved żeby zobaczyć które projekty zarezerwowały ten materiał.
• Kliknij Ordered żeby zobaczyć pending orders i oznaczyć dostawę.
• Filtry: kategoria, podkategoria, wyszukiwarka, low stock only.

Kategorie i podkategorie

• Zarządzaj kategoriami (np. Timber, Sheet, Hardware, Spray, Glazing) i podkategoriami.
• Dodawaj/usuwaj własne kategorie dopasowane do Twojego magazynu.

ORDER

• Zamów materiał gdy brak na stanie lub potrzeba więcej.
• Przypisz dostawcę i projekt.
• Status: Pending → Delivered (Mark as Delivered z aktualizacją ceny).
• Przy dostawie automatycznie robi Stock IN — nie musisz ręcznie przyjmować.

One-Off Orders

• Jednorazowe zakupy materiałów których nie trzymasz w stocku (np. specjalne okucia, niestandardowe elementy).
• Nie wpływają na stock — to lista zakupów do zrobienia.
• Status: Pending / Delivered.
• Drukuj listę pending orders.

Dokumenty i dostawcy

• Data Sheets — przy każdym materiale przechowuj dokumenty: certyfikaty, karty techniczne, instrukcje montażu. Te same dokumenty są dostępne z poziomu Production Sheet (sekcja Material Docs & Manuals).
• Dostawcy — każdy materiał może mieć przypisanych kilku dostawców z linkami do produktu. Szybki dostęp do strony dostawcy przy zamawianiu.

Raporty

• Stock IN Report — co przyjęto na magazyn (zakres dat, pracownik, kategoria).
• Stock OUT Report — co wydano z magazynu.
• Added Items Report — nowe pozycje dodane do magazynu.
• Ordered Items Report — zamówienia z filtrami statusu.
• Pending Orders PDF — wydruk listy oczekujących zamówień.
• Wszystkie raporty z filtrem dat, pracownika i kategorii.

Stock IN / Stock OUT (ręczne)

• Używaj tylko w wyjątkowych sytuacjach — poza normalnym flow.
• Stock IN — przyjęcie materiału z innego źródła niż order (np. zwrot, darowizna, przeniesienie).
• Stock OUT — ręczne wydanie materiału nie przypisanego do projektu (np. strata, uszkodzenie, użycie wewnętrzne).
• Normalny flow (MAT → rezerwacja → order → dostawa → Mark as Used) nie wymaga ręcznego IN/OUT.

Baza dostawców materiałów.

Karta dostawcy

• Dodaj dostawcę: nazwa, kontakt, e‑mail, telefon, adres, notatki.
• Przechowuj ustalenia: terminy dostaw, rabaty, warunki płatności.

Maszyny, vany, narzędzia. Dokumentacja i serwisy.

Machines

• Tabela: zdjęcie, nazwa, producent, model, numer seryjny, status (Working/Repair/Retired), wartość, gwarancja, next service.
• Dokumenty przy maszynie — certyfikaty, instrukcje obsługi.
• Service history — dodaj serwis: data, opis, koszt, wykonawca.
• Raport PDF — lista maszyn ze statusami.

Vans

• Tabela: zdjęcie, nazwa, rejestracja, MOT due, insurance due, przebieg, przypisany do, status.
• MOT i Insurance — kolorowe alerty: zielony (OK), żółty (<60 dni), czerwony (<30 dni).
• Dokumenty przy vanie.
• Raport PDF.

Small Tools

• Tabela: zdjęcie, nazwa, kategoria, ilość, min qty, lokalizacja, koszt/szt.
• Low stock alert gdy quantity <= min.
• Raport PDF — checklist do inwentaryzacji (remanent).

Ustawienia konta i firmy. Eksport danych (RODO).

Account

• Uzupełnij profil: imię, e-mail.
• Zmiana hasła.

Company (tylko Admin)

• Branding — logo firmy (upload, widoczne na wydrukach, raportach, PDF).
• Dane firmy — nazwa, adres, telefon, email.
• Waluta — GBP, EUR, USD, PLN. Zmienia symbol w całym systemie.

Billing

• Plany subskrypcji.
• Historia płatności.

Screenshot: Billing

Your Data (RODO)

• Export All Data — pobierz wszystkie dane w JSON (projekty, klienci, team, materiały, equipment). Pliki załączników nie są w eksporcie — pobierz osobno z Files.
• Delete Account — trwałe usunięcie konta i wszystkich danych. Nieodwracalne.

Codzienny briefing — co się dzieje dziś w firmie.

Sekcje dnia

• Production — kto dziś pracuje przy jakim projekcie (z faz Gantta).
• Spraying — projekty w fazie sprayowania dziś.
• Office Daily — fazy biurowe na dziś.
• Meetings & Events — cykliczne spotkania i wydarzenia.
• Holidays — kto dziś nieobecny.
• Stock Alerts — materiały z niskim stanem (LOW/NEGATIVE).
• Fleet — alerty MOT/Insurance (vany z kończącym się terminem).
• Pipeline — leady wymagające uwagi (poniedziałkowy przegląd).
• Week Deadlines — projekty z deadline w tym tygodniu.

Manage Events

• Dodaj cykliczne wydarzenia: tytuł, godzina, sekcja, opis.
• Częstotliwość: weekly, bi-weekly, monthly (dzień miesiąca lub np. "pierwszy poniedziałek"), quarterly, semi-annual, annual.
• Opcja "Show day before" — przypomnienie dzień wcześniej.
• Włącz/wyłącz wydarzenie bez usuwania.

Historia wszystkich działań w systemie.

Activity Log

• Dostępny z Dashboard, Production i Office (przycisk Activity).
• Loguje wszystkie akcje w systemie: kto, kiedy, co zrobił, w jakim projekcie.
• Filtry: po użytkowniku, po departamencie.
• Przy akcjach na plikach — klikalny link "Open" otwiera folder z plikiem.
• 5 kolumn: czas, użytkownik, projekt, dział, opis.

Weekly timesheet for every employee — track hours, overtime, projects worked on, and holidays. No more chasing people for hours at the end of the month.